Spitz çiftleşme belgeleri ve yavru kaydı

Anne ve baba için ayrı dosya oluşturun

Her köpeğin soy belgesini, sahiplik bilgilerini, kimlik kayıtlarını ve damızlık kabul belgelerini birlikte saklayın. Veteriner sonuçlarını ayrı bir bölüme koyun; muayenede kolayca bulunabilsin. Dosya adlarında köpeğin adı, belgenin türü ve tarih bulunsun.

Belgelerdeki adları ve numaraları karşılaştırın. Bir farklılık gördüğünüzde başkasının belgesini bilgisayarda değiştirmeyin; düzenleyen kuruluşa düzeltme yolunu sorun. Yalnızca başlığı veya unvanları gösteren kırpılmış fotoğraf yerine, gerekli alanların tamamı okunabilen kopyalar isteyin. Eksik sayfaları ayrıca belirtin.

Doğru formu yola çıkmadan seçin

Doğal çiftleşme, suni tohumlama veya yurt dışındaki eş için hangi formların gerektiğini sorun. Örneğin AKC, suni tohumlama için farklı başvuru seçenekleri sunar. Bu belirli kayıt sisteminin örneğidir: eski tartışma kopyası yerine kendi kuruluşunuzun güncel formunu kullanın. Gereken seçeneği yola çıkmadan doğrulayın; kayıt ve sağlık belgelerinin ayrı amaçlarını koruyun.

Önceden bilinen bilgileri doldurun; gerçekleşen olaylara ilişkin alanları uygun zamanda tamamlayın. Ortak sahiplik varsa veya bir temsilci gelecekse kimin imza atacağını öğrenin. Kulüpteki sorumlu kişinin iletişim bilgilerini ve istenen ekler listesini aynı dosyada tutun.

[1] American Kennel Club — Register Your Litter

Çiftleşme belgesi ile sözleşme aynı işi yapmaz

Sözleşme kararlaştırılan koşulları, çiftleşme belgesi ise gerçekleşmiş olayı kaydeder. FCI kuralları, belirtilen erkekle çiftleşmenin yazılı olarak doğrulanmasını öngörür. Formu ve ekleri yavruları kaydedecek kuruluş belirlediği için internetteki genel bir şablon sizin kayıt sisteminize uygun olmayabilir.

İki köpeğin kayıtlı adlarını ve numaralarını, sahip veya yetkili temsilci bilgilerini, yeri, gerçek çiftleşme tarihini ve imzaları kontrol edin. Henüz gerçekleşmemiş bir olayı önceden onaylamayın. Birden fazla çiftleşme yapıldıysa bütün tarihlerin kabul edilen forma nasıl girileceğini öğrenin.

Belge gebeliği kanıtlamaz ve doğacak her yavrunun ebeveynliğini kendiliğinden doğrulamaz. Başka bir erkeğin de dişiye erişmiş olma ihtimali varsa kayıt kuruluşuna bildirin; soy doğrulaması ayrı işlem ve DNA profilleri gerektirebilir. Suni tohumlamada spermanın alınmasını ve kullanılmasını tanımlayan ek kayıtlar gerekir.

[2] FCI — International Breeding Rules, stud service certification

Görüşme günü gerçek bilgileri karşılaştırın

Buluşmadan önce köpeklerin kimliğinin nasıl kontrol edileceğini kararlaştırın. Gerçek tarihi kaydedin ve üzerinde anlaşılan belgeleri saklayın. Eş veya tohumlama yöntemi değişirse, önceki plan için hazırlanmış dosyayı kullanmadan önce kayıt kuruluşuna haber verin. Gerekli değişiklikleri açıkça belirtin.

Ayrılmadan kısa bir kontrol yapın: yazılar okunuyor mu, bilgiler birbiriyle tutarlı mı, iki sahibin de alması gereken kopyaları var mı? Açık kalan alanları tahminle doldurmayın. Düzeltme gerekiyorsa kulübün kabul ettiği yöntemi öğrenin ve sonraki adımı not edin.

Doğumdan sonra ortak bir takvim tutun

Doğum tarihini, ilgili uzmanı ve kararlaştırılan belge tarihlerini kaydedin. Her iş için bir sorumlu ve tamamlanma kanıtı belirleyin. «Gönderildi» ile «alındı ve kabul edildi» aynı durum değildir; karşı tarafın yanıtını da saklayın.

Sisteminizde yavru incelemesi gerekip gerekmediğini, hazırlanacak bilgileri ve anneyle bağlantının nasıl doğrulanacağını sorun. Belge işleminin tarihini bütün yavruların evden ayrılacağı tarih olarak kabul etmeyin. Evrak, sağlık ve yeni evdeki bakım koşulları ayrı başlıklardır; her birini ilgili kişiyle konuşun.

Sonradan da kullanılabilecek bir arşiv bırakın

Kesinleşmiş belgeleri taslaklardan ayırın. Her yavrunun kaydını kimlik numarası, belgeleri ve teslim tarihiyle eşleştirin. Sahiplerin kişisel verilerine erişimi sınırlayın. Bir alıcının başka ailenin yazışmalarını görmesine gerek yoktur. Arşivi düzenli yedekleyin ve hangi kopyanın son sürüm olduğunu anlaşılır biçimde belirtin.

• Belge veya görev ve güncel dosya sürümü.
• Hazırlama ve gönderme işinden sorumlu kişi.
• Kulüple kararlaştırılan son tarih.
• Alındı onayı veya henüz çözülememiş konu.